Empresas já digitalizaram processos como compras, folha de pagamento, contas a pagar e gestão financeira, mas o reembolso de despesas dos colaboradores, uma rotina aparentemente simples, continua, em muitos casos, sendo conduzida por e-mail, planilhas, mensagens e aprovações informais. Por envolver valores individuais geralmente baixos, mas ocorrer com alta frequência, esse tipo de operação pode acabar fora do radar das estratégias de governança e automação.
Conforme Alvaro Chaves, CEO da Areco, empresa de tecnologia e consultoria com ecossistema próprio de soluções de gestão empresarial, é nessa lacuna que está o desafio. Um reembolso isolado pode representar pouco para o orçamento de uma companhia, mas a soma de milhares de pequenas despesas ao longo do tempo gera informações relevantes sobre custos, comportamento de consumo, centros de custo e utilização de recursos. Quando esses dados permanecem dispersos ou são registrados apenas depois que a despesa já ocorreu, a empresa perde parte da capacidade de acompanhar o gasto de forma estruturada.
A questão ganha ainda mais relevância em um momento em que as organizações buscam utilizar dados para tomar decisões mais rápidas e precisas. Segundo Chaves, não é possível automatizar a análise de um gasto que não foi estruturado como dado desde sua origem. Para que uma empresa consiga identificar padrões, comparar despesas, estabelecer políticas e até utilizar inteligência artificial na análise financeira, é necessário que cada transação esteja associada às informações que permitem contextualizá-la.
“Existe uma tendência de olhar para a transformação digital a partir dos processos mais robustos e deixar de lado aquilo que parece pequeno. O problema é que, quando uma despesa acontece milhares de vezes, ela deixa de ser pequena do ponto de vista da gestão. Se o reembolso não está conectado ao colaborador, ao centro de custo e à conta contábil desde o início, a empresa perde rastreabilidade e também perde a oportunidade de transformar esse gasto em informação para tomada de decisão”, complementa o executivo.
O lançamento do Granah, da Areco, surge nesse contexto como uma proposta para levar a gestão de reembolsos para dentro do mesmo ecossistema de informações já utilizado pela empresa. A integração permite relacionar a despesa ao colaborador responsável, ao centro de custo e à classificação contábil, transformando uma operação que muitas vezes é tratada de maneira isolada em parte estruturada do processo financeiro.
Além de digitalizar o envio de um comprovante, a mudança está em dar contexto ao gasto desde o momento em que ele é registrado. Com as informações organizadas, a empresa pode acompanhar despesas, estabelecer critérios de aprovação e ter uma visão mais consistente dos recursos utilizados pelos colaboradores.
“Digitalizar o reembolso não deveria significar só trocar a planilha por uma tela. O ganho está em fazer com que aquela despesa passe a conversar com os demais dados da organização. Quando sabemos quem realizou o gasto, onde ele deve ser contabilizado e a qual centro de custo pertence, criamos uma informação que pode ser analisada e utilizada na gestão. É esse nível de integração que permite sair de uma operação administrativa para uma ferramenta de governança”, finaliza Alvaro Chaves.