Regulamentada por uma lei de 2018, a duplicata escritural é a versão eletrônica da duplicata tradicional (título de crédito usado em vendas a prazo). Ela é registrada em plataformas autorizadas e integradas ao sistema financeiro, substituindo processos físicos e descentralizados por um modelo rastreável e mais seguro.
Um exemplo prático ajuda a entender o conceito. Ao vender vinte produtos no valor total de R$ 20 mil para um cliente com pagamento em até 30 dias, uma empresa registra a venda como duplicata escritural em um sistema eletrônico autorizado. Em outras palavras, o que antes dependia de papel passa a operar em um ambiente digital.
A implementação obrigatória das duplicatas escriturais será feita de forma gradual, permitindo que as empresas se adaptem, com um cronograma que vai do segundo semestre de 2026 até 2028.
"Essa mudança é importante porque aumenta a transparência das operações com recebíveis, reduz riscos de fraude e melhora a eficiência na concessão de crédito. Além disso, cria uma estrutura mais moderna para antecipação de recebíveis, garantias e operações financeiras", destaca Manuel Robalinho, SAP mentor da MakeValue, empresa especializada em soluções para tesouraria e bancos.
De acordo com Robalinho, o modelo tradicional de duplicatas apresenta diversos gargalos operacionais e riscos para empresas e instituições financeiras. Os principais problemas incluem duplicidade de cessão de recebíveis, fraudes, falta de rastreabilidade, excesso de processos manuais, custos operacionais elevados e baixa integração entre empresas, bancos e registradoras.
A fim de se adequar ao novo modelo de duplicata escritural, bancos, fintechs, fundos de investimentos em direitos creditórios (FIDCs) e securitizadoras vêm investindo fortemente em automação, integração via interfaces de programação de aplicações (APIs) e modernização de processos internos, menciona Robalinho.
"Essa adaptação envolve conexão com registradoras, integração entre ERPs [softwares de planejamento de recursos empresariais] e instituições financeiras, automação de validações, revisão de políticas de crédito e maior controle sobre garantias e recebíveis", pontua o SAP mentor da MakeValue.
O executivo diz que alguns setores tendem a sentir primeiro os efeitos positivos da duplicata escritural, principalmente os que trabalham com grande volume de recebíveis e necessidade constante de capital de giro. Ele cita como exemplos os segmentos de varejo, atacado, supermercados, indústria, distribuição, agronegócio, saúde e transportes.
"Durante a implementação da duplicata escritural, os desafios mais comuns estão relacionados à adaptação operacional das empresas. Os principais incluem integração incompleta entre sistemas, inconsistência de dados, processos manuais mantidos paralelamente, falta de alinhamento entre áreas financeiras, fiscais e de tecnologia da informação (TI)", ilustra Robalinho.
Muitas empresas também subestimam o impacto da mudança na rotina financeira e nos processos de crédito, complementa o executivo. O primeiro passo para organizar essa transição é mapear como o negócio emite, controla e negocia duplicatas.
Feito isso, a recomendação de Robalinho é identificar controles paralelos e pontos de inconsistência, definir estratégia de integração, revisar a governança (trilhas, logs, papéis e segregação de responsabilidades) e planejar o piloto, homologação e monitoramento de qualidade dos eventos e do status.
"Uma vez superados os desafios, os ganhos da duplicata escritural aparecem principalmente em redução de retrabalho, menos validações manuais, maior eficiência na gestão de recebíveis e melhora na concessão de crédito", finaliza o SAP mentor da MakeValue.
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