A 2MF, empresa em processo de estruturação e expansão, iniciou, em parceria com a consultoria IEG, a implantação de um Centro de Serviços Compartilhados (CSC) para centralizar rotinas e padronizar processos. O objetivo foi garantir crescimento com controle, previsibilidade e eficiência, reduzindo a dependência de práticas informais e estabelecendo indicadores de qualidade, prazo e produtividade.
O projeto na 2MF foi conduzido por Márcio Franco, diretor do CSC com o apoio total da consultoria do IEG. A iniciativa foi como resposta à necessidade de criar uma base operacional sustentável antes da ampliação dos negócios. A consultoria IEG atuou como parceiro metodológico, realizando entrevistas, mapeamento de áreas e consolidação de oportunidades, culminando em recomendações estruturadas.
A metodologia adotada incluiu diagnóstico organizacional, mapeamento de processos, matriz de oportunidades, priorização por impacto e esforço, e desenho de modelo TO-BE. Foram avaliadas ferramentas tecnológicas, como sistemas de BPM, ERP, dashboards e integrações, sempre considerando a tecnologia como suporte ao processo.
O projeto foi estruturado em uma jornada que partiu do diagnóstico até recomendações finais. As principais etapas foram: alinhamento inicial com a liderança, entrevistas e mapeamentos com as áreas, consolidação das oportunidades, classificação por impacto e esforço, construção do business case, definição de macroestrutura, desenho de governança, análise de sistemas de apoio, elaboração do catálogo de serviços e construção do plano de próximos passos. Essa sequência criou uma ponte clara entre o cenário atual, as recomendações e o modelo operacional proposto.
Participaram do projeto a liderança da empresa, áreas administrativas (Novos Negócios, Financeiro/Faturamento, TI, Jurídico, DP/Gestão de Pessoas, Contabilidade, Fiscal, Frotas e Suprimentos) e as áreas clientes do CSC. Cada segmento contribuiu com conhecimento de rotinas, exceções e demandas, permitindo a criação de um modelo que atende tanto à operação interna quanto aos usuários finais.
Os resultados iniciais apontam maior clareza sobre escopo, prioridades e próximos passos. Foram identificadas 161 recomendações aderentes, mapeadas 9 áreas de diagnóstico e estruturados 190 serviços no catálogo, que servirão de base para futura implantação em ferramenta de BPM/chamados. O projeto também definiu pilares de governança, papéis, SLAs e indicadores, proporcionando visibilidade sobre decisões críticas e sustentando a melhoria contínua.
Na prática, a empresa passou a ter uma visão mais clara do que o CSC deve executar, como os serviços devem transitar entre áreas, quais rotinas precisam de padronização, onde há dependência de tecnologia e quais decisões precisam ser tomadas pela liderança. O projeto também ajudou a sair de uma leitura puramente operacional para uma leitura de modelo de gestão. Isso significa que o CSC deixa de ser apenas um agrupamento de atividades e passa a ser uma estrutura orientada por serviço, governança, indicadores, acordos de nível de serviço e melhoria contínua.
"Nossa jornada começou com uma indicação do IEG vinda do meu sócio. Inicialmente, uma parte do time já tinha experiência em suas competências, e alguns haviam trabalhado juntos. A principal mensagem que passamos ao IEG: nós queremos ser o melhor CSC possível! Estruturamos a sede, adquirimos máquinas, softwares, licenças, chegaram novas pessoas e aqui estamos 6 meses depois, com a sensação de evolução mês a mês, tendo ao nosso lado os nossos professores e orientadores, Fábio Leite e Gabriela Boeira, nos conduzindo e apoiando na implantação de processos e fluxos de trabalho. O ambiente de trabalho é o melhor possível, com leveza e tranquilidade.", afirma Márcio Franco, Diretor do CSC da 2MF.