A internação e o cuidado domiciliar (<em>home care</em>) ocorrem mediante autorização das operadoras de saúde, formalizada no Plano de Atenção Domiciliar (PAD). Esse plano possui validade limitada e precisa ser prorrogado periodicamente, a partir de evidências clínicas, para que as equipes multiprofissionais, os materiais e os medicamentos continuem chegando ao domicílio do paciente sem interrupção. Em uma operação como a da Solar Cuidados, que atende aproximadamente 2.000 pacientes no Rio de Janeiro e em São Paulo, o volume de prorrogações é elevado e recorrente, sendo necessário ser altamente eficiente.
O processo, na forma original, era predominantemente manual e dependia de colaboradores que, para cada paciente e cada operadora, precisavam reunir a documentação clínica, acessar portais distintos, preencher formulários com regras heterogêneas e acompanhar o status de cada solicitação até a aprovação. Como cada operadora possui um portal, layout e exigências próprias, o trabalho era pouco padronizado, intensivo em tempo e suscetível a erros e a perdas de prazo. "A iniciativa de automatização do processo de prorrogação dos pacientes foi fundamental para o envio de informações dentro do prazo das operadoras", comenta Rafael Brunoni, CEO da Solar Cuidados.
Foi nesse cenário que a parceria com a Go Live Tech foi providencial, com foco em gerar mais eficiência, qualidade, compliance, aumento da capacidade de serviço, redução de custos diretos e ainda alocar pessoas em atividades mais estratégicas. "Automatizar processos e implementar inovações de alto impacto com a Solar amplificou nosso leque de soluções e produtos digitais no segmento da saúde", destaca Dmitri Antunes, fundador e CEO da Go Live Tech.
O projeto consistiu no codesenvolvimento, entre a Solar Cuidados e a Go Live Tech, de uma esteira de robôs inteligentes e integrações para automatizar processos de alta criticidade, principalmente, a prorrogação de pacientes nas diversas operadoras atendidas pela empresa.
Como era o processo antes da automação:
- A equipe identificava manualmente os pacientes com PAD próximo do vencimento;
- Reunia, caso a caso, a documentação clínica e os dados necessários à prorrogação;
- Acessava manualmente o portal específico de cada operadora e preenchia os formulários conforme as regras de cada uma;
- Submetia a solicitação e acompanhava o status manualmente até a aprovação, tratando pendências e reenvios.
Como ficou o processo após a automação:
- Os robôs identificam, a partir dos sistemas da Solar, os pacientes elegíveis e os prazos de prorrogação;
- Para cada paciente, o robô reúne e organiza automaticamente os dados e documentos exigidos pela operadora correspondente;
- O robô acessa o portal da operadora, preenche e submete a solicitação de prorrogação, seguindo as regras específicas daquele convênio;
- O status é monitorado de forma automatizada; exceções e pendências geram alertas para atuação humana imediata e o andamento é consolidado em painéis de acompanhamento.
Na escala da solução, foram implementados dezenas de robôs, adaptados às particularidades das operadoras atendidas pela Solar e acompanhados de <em>painéis de indicadores</em> que dão visibilidade ao volume, aos prazos, às aprovações e gargalos do processo, permitindo gestão à vista e tomada de decisão baseada em dados reais. "Em parceria com a Go Live Tech, desenvolvemos e orquestramos diversas automações, como o processo de prorrogação de atendimento, que permitiram ganhos de eficiência operacional e redução de glosas por falha no preenchimento manual", revela Marcelo Pupe, CTO da Solar Cuidados.
As automações produziram ganhos expressivos em três dimensões: tempo, padronização e governança:
- Redução drástica do tempo de prorrogação: de 20 para 10 dias ou menos;
- Padronização do trabalho, com execução uniforme das regras de cada operadora e redução de erros e retrabalho;
- Maior capacidade de processamento: 1.500 prorrogações processadas em 10 dias ou menos, frente ao modelo manual, em que eram processadas 1.500 prorrogações em 20 dias, com erros e elevado número de glosas;
- Realocação de equipe das tarefas repetitivas para atividades de maior valor, em que os integrantes passaram a revisar e acompanhar o processo de preenchimento das equipes multiprofissionais para antecipar as prorrogações;
- Governança do processo por meio de painéis de acompanhamento, com visibilidade de prazos, status e gargalos em tempo real.
A iniciativa assegurou a continuidade do cuidado sem interrupções por questões administrativas: ao eliminar atrasos na prorrogação, reduz-se o risco de descontinuidade de cuidados, materiais e medicamentos no domicílio, protegendo diretamente a segurança do paciente, pilar da missão da Solar. "Esse é um modelo de projeto de automação em que é possível medir e visualizar o impacto real ao cliente final", acentua Yuri Abreu, cofundador e CTO da Go Live Tech.
A automação devolve tempo humano ao cuidado dos pacientes: equipes assistenciais e administrativas, antes consumidas por tarefas repetitivas, passam a se dedicar ao paciente, à família e às decisões clínicas, alinhando eficiência operacional ao propósito de um cuidado humanizado e escalável.
O modelo combinado de domínio da operação de atendimento domiciliar com a capacidade de automação é replicável e adaptável a outras empresas de home care e healthtechs que enfrentam desafios similares.
Por fim, a iniciativa cria base para a evolução contínua: a estrutura de robôs e painéis pode ser estendida a novas operadoras e a processos correlatos, consolidando uma cultura de automação orientada à qualidade, padronização e eficiência operacional com governança.