A burocracia e a lentidão na tramitação de contratos, documentos e aprovações ainda são um desafio para organizações que buscam ganhar eficiência operacional. O Instituto das Cidades Inteligentes (ICI), responsável pelo desenvolvimento de soluções de Tecnologia da Informação e Comunicação (TIC) para a gestão pública, enfrentava esse cenário até transformar seus processos por meio da digitalização.
O modelo de trabalho manual criava um gargalo operacional, já que antes da digitalização os documentos físicos precisavam circular internamente e, muitas vezes, ser enviados por correio para fornecedores localizados em outros estados. No entanto, ao eliminar o papel de seus processos e adotar a assinatura eletrônica da Docusign, o tempo médio de assinatura de contratos passou de 15 para apenas 5 dias — uma redução de 67%. No Jurídico, os prazos de conclusão de acordos estabelecidos pela certificação ISO reduziram de 30 para 18 dias, um ganho de 40% em agilidade.
“O processo anterior funcionava, mas era mais moroso. O contrato ia para o fornecedor por correio e esperávamos voltar, para então tramitarmos internamente”, recorda Caroline Chandoha, coordenadora jurídica e compliance do ICI.
Com o apoio da Docusign, o Instituto passou a utilizar tanto a assinatura eletrônica simples quanto a assinatura eletrônica qualificada (assinatura digital), que garante autenticidade por meio de certificado digital emitido pela ICP-Brasil.
Um diferencial foi a integração com certificados digitais em nuvem (Safe ID), que permite que assinaturas com o mais alto nível de segurança jurídica — certificadas pela ICP-Brasil — sejam realizadas diretamente pelo celular, sem necessidade de tokens físicos ou leitores de cartão. Com isso, o ICI levou segurança jurídica para o ambiente móvel, possibilitando que a Diretoria Executiva assine documentos de alta criticidade muito mais facilmente, mantendo o fluxo de aprovação contínuo e sem interrupções.
Mais vantagem competitiva
A jornada do ICI reforça a importância de modernizar fluxos internos para gerar ganhos expressivos de eficiência operacional, sem abrir mão da segurança e da conformidade. Ao priorizar a eliminação de entraves históricos e simplificar a gestão de acordos, a plataforma de Gestão Inteligente de Acordos da Docusign atua como uma aliada estratégica para reduzir burocracias, automatizar fluxos críticos e gerar inteligência de dados que apoia decisões mais ágeis e assertivas.
“A eficiência não surge apenas da tecnologia, mas de como a usamos para resolver problemas reais e dar liberdade para que os usuários foquem no que é importante e mais produtivo. Na Docusign, buscamos entender a necessidade do cliente e entregar a simplicidade que ele precisa para operar com máxima eficiência. Os resultados do ICI comprovam que a transformação digital só cumpre seu papel quando coloca as necessidades do cliente no centro de tudo”, afirma Luciane Dalmolin, vice-presidente de Negócios da Docusign Brasil.
