Se por muito tempo as planilhas estiveram entre os principais recursos utilizados pelas empresas para organizar e acompanhar informações, hoje elas convivem com tecnologias que integram diferentes áreas do negócio. Segundo a última edição da Pesquisa Anual do Uso de TI, da FGVcia, 91% das organizações já contam com um sistema integrado de gestão, conhecido como ERP.
O levantamento ouviu 2.672 empresas e é representativo de médias e grandes companhias privadas do país. Embora os pequenos negócios não façam parte desse recorte, a tecnologia de gestão também pode ser a virada de chave na gestão das empresas de menor porte.
Segundo o Serviço Brasileiro de Apoio às Micro e Pequenas Empresas (Sebrae), os sistemas ERP evoluíram ao longo dos anos. Antes complexos, caros e restritos principalmente às grandes empresas, eles se tornaram mais acessíveis e adaptáveis a negócios de diferentes tamanhos com o avanço da tecnologia.
Ao explicar como funciona o sistema erp, o Sebrae destaca que esse tipo de software reúne em uma base central informações de áreas como vendas, compras, finanças, estoque, produção e recursos humanos. Com isso, diferentes setores podem consultar dados atualizados sem depender de sistemas isolados.
Essa integração também permite automatizar etapas da operação. Quando um pedido de venda é registrado no sistema, por exemplo, ele pode desencadear outras ações, como a atualização do estoque, a geração de faturas e a programação da produção.
Os benefícios associados ao uso de sistemas ERP podem ser vistos no relatório de 2026 da Panorama Consulting Group. Entre as organizações que utilizavam a solução havia pelo menos um ano, 87,3% alcançaram os ganhos esperados de produtividade e eficiência. Outros 77,4% registraram benefícios relacionados à redução de silos entre áreas.
A redução de custos também está entre os principais efeitos dessa transformação. Segundo estudo da Deloitte, sistemas ERP modernos podem contribuir para uma queda de 10% a 30% nos custos operacionais totais ao longo de seu período de utilização.
Mas isso não significa que a adoção de um sistema integrado exija o abandono de outros recursos de controle, como as planilhas. Na mesma pesquisa da FGVcia, elas responderam por 19% do perfil de uso dos computadores nas empresas analisadas, atrás apenas dos navegadores e do correio eletrônico, com 26% cada.
Para negócios que ainda lidam com volumes menores de informações ou precisam organizar demandas específicas, modelos gratuitos de planilha de controle de estoque, por exemplo, podem ajudar a acompanhar entradas e saídas, quantidades disponíveis e necessidades de reposição.
A necessidade de integração, no entanto, tende a aumentar conforme crescem os números de vendas, fornecedores, produtos e processos acompanhados pela empresa. Quando essas informações ficam distribuídas em controles separados, a atualização pode exigir mais etapas e dificultar uma visão conjunta da operação.
ERP na nuvem reduz necessidade de estrutura própria de TI
A expansão dos sistemas ERP hospedados em nuvem também ajuda a explicar como essas soluções se tornaram mais viáveis para empresas de pequeno porte. No relatório de 2026 da Panorama Consulting Group, 73,5% dos sistemas analisados estavam hospedados em nuvem, contra 26,5% instalados localmente.
Entre as soluções em nuvem avaliadas, 70,4% utilizavam o modelo SaaS, no qual o software é oferecido como serviço por assinatura. Nesse formato, a manutenção e as atualizações ficam sob responsabilidade do fornecedor, reduzindo a demanda da empresa por infraestrutura própria e gestão técnica do sistema.
O acesso remoto também contribui para a continuidade dos processos. Conforme analisa a Deloitte, sistemas ERP baseados em nuvem podem ser integrados a dispositivos móveis, permitindo que funcionários consultem dados, concedam aprovações e colaborem por meio de smartphones e tablets.
A Deloitte destaca ainda que a inteligência artificial e o aprendizado de máquina também tem sido utilizados para otimizar esses sistemas. Segundo a consultoria, esses recursos podem ampliar a produtividade por meio de análises preditivas e automação de processos, além de auxiliar na tomada de decisões e na identificação de anomalias e padrões relacionados ao desempenho financeiro.
Implantação também exige mudanças na rotina da empresa
Ter acesso a um sistema mais moderno, por si só, não garante os resultados esperados. A Deloitte ressalta que os ganhos de uma transformação com ERP dependem também da otimização dos processos pelos usuários, da redefinição de funções e da concentração dos esforços em atividades que agregam valor.
A adaptação das equipes também é vista como parte desse processo. Com as soluções em nuvem, os fluxos de trabalho tendem a mudar e os usuários precisam se ajustar a novas formas de executar as tarefas. Por isso, estratégias de gestão de mudanças são recomendadas para ampliar a adesão dos funcionários, reduzir a resistência e tornar a transição mais organizada.
A consultoria destaca ainda que a gestão de mudanças bem conduzida também pode acelerar o retorno sobre o investimento (ROI) e contribuir para a sustentabilidade da implementação ao longo do tempo.