Expandir os negócios é o objetivo de grande parte das empresas, mas o momento de migrar para um escritório maior ou mais moderno frequentemente traz uma grande preocupação: os gastos extras imprevistos.
Entretanto, de acordo com o fundador e diretor da 360inova, Dagoberto Salles, especialista na escolha e implantação de escritórios como uma decisão estratégica, financeira e operacional, é possível realizar a expansão física de uma empresa para um novo escritório mantendo rigorosamente o controle financeiro, desde que haja um planejamento estratégico alinhado aos serviços especializados de gestão.
‘A mudança de endereço não deve ser encarada apenas como uma despesa estrutural, mas sim como um investimento estratégico que precisa de métricas claras de retorno. O erro de muitas organizações é olhar apenas para o custo do aluguel. Uma expansão eficiente exige o mapeamento de custos ocultos — como transição de infraestrutura de TI, logística, adaptações contratuais e até o impacto na produtividade da equipe durante a mudança’, explica o executivo.
Para garantir que a expansão não se transforme em um desequilíbrio no caixa, Salles destaca a importância de um diagnóstico de viabilidade, ou seja, uma avaliação profunda do fluxo de caixa atual e projeções de cenários futuros com investimento sendo realizado integralmente na implantação do escritório (CAPEX) ou mensalizadas ao longo do contrato (OPEX). Com isso, é possível desenhar uma jornada de expansão previsível, mitigando riscos e transformando o novo escritório em uma engrenagem de aceleração de resultados, e não em um gargalo financeiro.
Atualmente, os escritórios são pensados para reduzir o tempo de implantação e simplificar o inicio da operação. Muitas opções já contam com serviços integrados, como mobiliário, tecnologia e suporte operacional, permitindo que a empresa entre no espaço com menor complexidade de gestão e maior previsibilidade. Isso permite acompanhar o crescimento da operação sem a necessidade de mudanças frequentes, além de viabilizar condições contratuais mais ajustadas em comparação aos modelos tradicionais.
‘A disponibilidade de escritórios prontos permite que empresas encontrem soluções com melhor custo-benefício, considerando não apenas o valor do aluguel, mas também o tempo de implantação, a estrutura já disponível e os serviços incluídos’, ressalta Salles.
Assim, o investimento pode ser estruturado conforme a estratégia da empresa, seja como OPEX (incorporado ao aluguel) ou como CAPEX (com pagamento a parte):
CAPEX – Nesta opção a empresa realiza o investimento inicial para implantar o escritório. Esse modelo pode incluir obra, mobiliário, infraestrutura, cabeamento, divisórias, iluminação, ar-condicionado e demais itens necessários para deixar o espaço pronto para operação. É indicado para negócios que já possuem orçamento aprovado e planejamento de longo prazo, assim como desejam maior controle sobre o projeto;
OPEX – Neste modelo o desembolso inicial é reduzido, trazendo previsibilidade financeira, pois parte da implantação do escritório pode ser mensalizada ao longo do contrato. Ou seja, em vez de realizar todo o investimento de uma só vez, a empresa dilui os custos de obra, mobiliário e infraestrutura em pagamentos recorrentes, ajudando a preservar o caixa ao transformar a implantação em uma despesa operacional mais previsível.
A junção das visões imobiliária, financeira e operacional na mudança de escritório traz menor complexidade de gestão e maior previsibilidade, e a expansão da empresa pode ser realizada com controle, organização e segurança.